18 grudnia 2008 r. odbyło się 31. posiedzenie Prezydium Senatu.

Prezydium rozpatrzyło wniosek przewodniczącego Komisji Ustawodawczej senatora Krzysztofa Kwiatkowskiego o wyrażenie zgody na zorganizowanie w gmachu Senatu wystawy "Harcerski szlak niepodległości - Wołyń". Wystawę przygotuje Komenda Chorągwi Łódzkiej ZHP im. hm. Aleksandra Kamińskiego. Harcerze z chorągwi łódzkiej od 10 lat współpracują z ukraińskimi partnerami, odbudowując i porządkując polskie cmentarze na Wołyniu. Prezydium wyraziło zgodę na zorganizowanie ekspozycji podczas obchodów Dnia Polonii i Polaków za Granicą - 2 maja 2009 r.

Ponadto ustalono, że wnioski w sprawie organizacji konferencji i wystaw w 2009 r. w gmachu Senatu rozpatrywane będą w kontekście obchodów ogłoszonego przez Senat Roku Polskiej Demokracji. Obowiązkiem wnioskodawców jest wykazanie tematycznego związku planowanego wydarzenia (konferencji lub wystawy) z ideą roku 2009 jako Roku Polskiej Demokracji. W roku 2009 w Senacie będą organizowane tylko te konferencje i wystawy - oprócz imprez ujętych w przyjętym już kalendarium wydarzeń Roku Polskiej Demokracji - których przygotowanie nie pociąga za sobą żadnych kosztów Kancelarii Senatu.

Podczas posiedzenia rozpatrzono także wniosek przewodniczącego Kaszubskiego Zespołu Parlamentarnego senatora Kazimierza Kleiny o wyrażenie zgody na zorganizowanie
w gmachu Senatu konferencji i wystawy poświęconej Lechowi Bądkowskiemu. W lutym 2009 r. mija 25. rocznica śmierci L. Bądkowskiego, znanego na Pomorzu i w całej Polsce działacza opozycyjnego, sygnatariusza Porozumień Gdańskich z 1980 r. Wystawę przygotują Kaszubski Zespół Parlamentarny, Europejskie Centrum Solidarności oraz Instytut Kaszubski w Gdańsku. Prezydium wyraziło zgodę na otwarcie wystawy 18 lutego 2009 r. oraz na zorganizowanie konferencji towarzyszącej tej ekspozycji 24 lutego 2009 r.

Ponadto pozytywnie rozpatrzono wnioski trojga senatorów o przyznanie dodatkowych kopert poza limitem.

Prezydium zapoznało się także z opinią Komisji Regulaminowej, Etyki i Spraw Senatorskich, dotyczącą projektu uchwały Prezydium Senatu w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu otrzymywania przez senatorów dzienników urzędowych, druków senackich i sejmowych oraz kopert do korespondencji związanej z wykonywaniem mandatu. Podjęto uchwałę, zmieniającą dotychczasową uchwałę w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu otrzymywania przez senatorów dzienników urzędowych, druków senackich i sejmowych oraz kopert do korespondencji związanej z wykonywaniem mandatu. Doprecyzowuje ona przepisy dotyczące otrzymywania druków senackich i kopert.

Podczas posiedzenia wysłuchano informacji przedstawionej przez pełnomocnika szefa Kancelarii Senatu do spraw organizacji obchodów jubileuszu 20-lecia Senatu i Roku Polskiej Demokracji Annę Pomianowską-Bąk, dotyczącej planowanych na 2009 r. wydatków związanych z obchodami Roku Polskiej Demokracji.

Prezydium przyjęło do wiadomości informację w sprawie przygotowań do obchodów Roku Polskiej Demokracji i planowanych wydatków z tym związanych. Uzgodniono, że wydatki związane z obchodami Roku Polskiej Demokracji nie mogą przekroczyć przedstawionego preliminarza kosztów. Ewentualne przesunięcia wewnątrz działów są dopuszczalne, zalecono jednak, aby w miarę możliwości uzyskać jak największe oszczędności.

Prezydium zobowiązało pełnomocnika do okresowego przedstawiania informacji o przebiegu wydarzeń i wysokości ponoszonych przez Kancelarię Senatu wydatków związanych z Rokiem Polskiej Demokracji

I. Prezydium wysłuchało informacji przedstawionej przez dyrektora Biura Polonijnego Kancelarii Senatu Artura Kozłowskiego na temat złożonych wniosków o zlecenia zadań w zakresie opieki nad Polonią i Polakami za granicą w 2009 r. Zdecydowano, że na następnym posiedzeniu dyrektor dokona ogólnego podziału środków finansowych według kierunków i priorytetów finansowania zadań zleconych w zakresie opieki nad Polonią i Polakami za granicą w 2009 r.

Prezydium Senatu przyjęło do wiadomości informację o planowanych terminach posiedzeń Prezydium w okresie styczeń-marzec 2009 r., poświęconych rozpatrzeniu wniosków polonijnych.

II. Prezydium Senatu rozpatrzyło wnioski o dokonanie przesunięć środków finansowych na realizację zadań programowych:

• wniosek o dokonanie przesunięć środków finansowych w ramach umowy zawartej przez szefa Kancelarii Senatu ze Stowarzyszeniem "Wspólnota Polska" 11 marca 2008 r. Kwota przyznanej dotacji pozostaje bez zmian. Prezydium rozpatrzyło wniosek pozytywnie i jednomyślnie zaakceptowało proponowane przesunięcia;
• wniosek o dokonanie przesunięć 59 550 zł z niewykorzystanej dotacji z umowy nr 15 na wykorzystanie tej kwoty na program stypendialny, objęty umową nr 14, Fundacji "Semper Polonia". Prezydium rozpatrzyło wniosek pozytywnie i jednomyślnie zaakceptowało proponowane przesunięcia.

Na zakończenie posiedzenia rozpatrzono wnioski dwóch senatorów o udzielenie urlopu i wyrażono zgodę na udzielenie im urlopu od wykonywania obowiązków senatorskich.