Oświadczenie skierowane do wiceprezes Rady Ministrów, minister finansów Zyty Gilowskiej

Wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie ministra finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (DzU nr 133, poz. 1119). Przepis §4 rozporządzenia stanowi, iż faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej pod warunkiem, że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (DzU nr 130, poz. 1450, z późn. zm. 3), weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Oznacza to, że rozporządzenie wprowadza obowiązek podpisywania faktur wystawionych w formie elektronicznej kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Pozostaje to w sprzeczności z rozwiązaniem przyjętym dla faktur tradycyjnych, gdzie podpis własnoręczny nie jest wymagany. Uzasadnieniem dla nowelizacji ustawy o podatku VAT polegającej na zniesieniu obowiązku opatrzenia faktury podpisem własnoręcznym było między innymi to, by możliwie zautomatyzować proces ich wystawiania i doręczania.

Tym bardziej dziwić może rozwiązanie przyjęte w rozporządzeniu z dnia 14.07.2005 r. Wprowadzając bowiem konieczność opatrzenia faktury w formie elektronicznej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, tym samym ponownie wprowadza się udział czynnika ludzkiego w procesie wystawiania faktury i to w tym miejscu, w którym jego automatyzacja wydaje się w pełni uzasadniona. Zgodnie bowiem z rozwiązaniem przyjętym w ustawie z dnia 18.09.2001 r. o podpisie elektronicznym, kwalifikowany podpis elektroniczny może być przypisany jedynie osobie fizycznej. Tylko zatem osoba fizyczna może opatrzyć fakturę w wersji elektronicznej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, co oznacza jej czynny udział w procesie wystawiania faktury - użycie znajdujących się na karcie kryptograficznej pary kluczy służących do składania i weryfikacji podpisu elektronicznego wymaga wpisania numeru PIN. Wyklucza to jakąkolwiek automatyzację procesu wystawiania faktur w formie elektronicznej, a w szczególności automatyzację realizowaną przez wyspecjalizowane komputerowe programy finansowo-księgowe.

Mamy zatem do czynienia z paradoksalną sytuacją, w której faktury w formie tradycyjnej dla swojej ważności nie wymagają podpisu, faktury w wersji elektronicznej wymagają natomiast kwalifikowanego podpisu elektronicznego składanego z czynnym udziałem jego posiadacza, którym może być jedynie osoba fizyczna.

Przypisanie podpisu elektronicznego osobie fizycznej ma i ten skutek, iż podpis elektroniczny nie może być składany w imieniu osoby prawnej czy też podmiotu nieposiadającego osobowości prawnej. Przyjęte rozwiązanie stanowi poważną przeszkodę w popularyzacji faktur elektronicznych, a także i samego podpisu elektronicznego wśród przedsiębiorców, wiąże się z wysokimi kosztami i pociąga za sobą istotne trudności organizacyjne.

Właściwym rozwiązaniem mogłoby być wprowadzenie instytucji pieczątki elektronicznej. Pieczątka to podpis elektroniczny przypisany do instytucji bądź systemu teleinformatycznego (CommonName), a nie do osoby fizycznej. Podpis taki może być realizowany automatycznie przez odpowiednie funkcje komputerowych programów finansowo-księgowych. Pieczątka elektroniczna znajduje także zastosowanie przy publikacji aktów prawnych, interpretacji, a nawet autentycznych cenników, katalogów, a więc wszędzie tam, gdzie istotna jest autentyczność pochodzenia i integralność dokumentu, niekoniecznie związana z tożsamością osoby fizycznej.

Wprowadzenie tego niewątpliwie praktycznego narzędzia, jakim może się stać pieczątka elektroniczna, wymaga oczywiście nowelizacji ustawy o podpisie elektronicznym. Nie musi to być jednak nowelizacja wymagająca istotnych zmian w treści ustawy. Wydaje się, że w zupełności wystarczającą zmianą byłoby po prostu rozszerzenie zakresu pojęcia poświadczenia elektronicznego.

Poświadczenie elektroniczne to w rzeczywistości tyle, co kwalifikowany podpis elektroniczny, z tym jednak zastrzeżeniem, że przypisane jest ono wyłącznie kwalifikowanym podmiotom świadczącym usługi certyfikacyjne (art. 3 ust. 19 ustawy o podpisie elektronicznym). Rozszerzenie tego pojęcia także na inne niż centra certyfikacji podmioty prowadzące działalność gospodarczą pozwoliłoby na uniknięcie konieczności wystawiania faktur z udziałem osób fizycznych, a co za tym idzie - na pełną automatyzację tego procesu.

Konieczne jest, aby w tym miejscu zaznaczyć, iż powyższa automatyzacja procesu wystawiania faktur w żaden sposób nie narusza integralności ich treści ani autentyczności pochodzenia, o których mowa w §4 rozporządzenia z dnia 14 lipca 2005 r. Należy jeszcze raz podkreślić, że poświadczenie elektroniczne to w praktyce to samo, co kwalifikowany podpis elektroniczny - zachowuje walor formalnej weryfikacji tożsamości posiadacza przez centrum certyfikacji.

Wydaje się zatem, że dla wprowadzenia instytucji pieczątki elektronicznej wystarczająca będzie nowelizacja ustawy o podpisie elektronicznym polegająca na rozszerzeniu zakresu instytucji poświadczenia elektronicznego także na inne niż centra certyfikacji podmioty prowadzące działalność gospodarczą oraz zmiana rozporządzenia z dnia 14 lipca 2005 r. polegająca na wprowadzeniu w treści §4 pkt. 1 terminu "poświadczenia elektronicznego" w miejsce pojęcia "bezpiecznego podpisu elektronicznego".

W tej sytuacji zasadne wydaje się zapytanie: czy w ocenie resortu istnieją podstawy do podjęcia właściwej inicjatywy ustawodawczej mającej na celu nowelizację ustawy o podpisie elektronicznym i rozporządzenia wykonawczego?

Zbigniew Rau