Ośrodek Rehabilitacyjno-Edukacyjno-Wychowawczy w Miechowie jest instytucją prowadzoną przez Polskie Stowarzyszenie na rzecz Osób z Upośledzeniem Umysłowym. Od ośmiu lat ośrodek ten zajmuje się również organizacją turnusów rehabilitacyjnych. W kwietniu bieżącego roku dyrekcja ośrodka zarezerwowała bilety wraz z miejscówkami na przejazd turnusu rehabilitacyjnego pociągiem do Lęborka. Zważywszy na fakt, że uczestnikami tego turnusu były również dzieci poruszające się na wózkach inwalidzkich, dyrekcja ośrodka podjęła decyzję o zarezerwowaniu większej liczby miejscówek, niż było zgłoszonych uczestników turnusu.

W dniu 29 czerwca bieżącego roku PKP Przewozy Regionalne spółka z o.o. Małopolski Zakład Przewozów Regionalnych potwierdził rezerwację. Jak wynikało z przekazanych przez PKP biletów, zarezerwowane miejscówki znajdowały się w dwóch wagonach składu pociągu.

Wyjazd turnusu miał miejsce w niedzielę, 10 sierpnia bieżącego roku, pociągiem relacji Kraków - Lębork. Po przyjeździe pociągu na stację w Miechowie okazało się, że nie ma wagonów z miejscami zarezerwowanymi dla grupy z Miechowa. Po interwencji u kierownika pociągu opiekunowie turnusu zostali poproszeni o zajęcie miejsc, które są jeszcze wolne. W efekcie tego dzieci oraz ich opiekunowie zostali rozmieszczeni w sześciu wagonach pociągu. Spowodowało to, z jednej strony, sytuację zagrożenia zdrowia dzieci, gdyż wśród uczestników turnusu znajdowały się również dzieci chore na epilepsję, z drugiej zaś, wielkie zamieszanie wynikające z faktu, że na kolejnych stacjach dosiadali się ludzie mający miejscówki na miejsca zajęte już przez dzieci.

Trudno sobie wyobrazić, że drużyny konduktorskie nie zdawały sobie sprawy z konsekwencji tej połowicznej próby rozwiązania zaistniałego problemu. Wydaje się oczywiste, że aby zapewnić wszystkim pasażerom odpowiednie warunki podróży, skład konduktorski powinien zwrócić się z prośbą o dostawienie brakujących wagonów na najbliższej dużej stacji, na przykład w Kielcach.