Minister Pracy i Polityki Społecznej przekazał odpowiedź na oświadczenie senatora Mariana Żenkiewicza, złożone na 74. posiedzeniu Senatu ("Diariusz Senatu RP" nr 79):
Warszawa, 2001.02.06
Pani
Alicja Grześkowiak
Marszałek Senatu
Rzeczypospolitej Polskiej
W odpowiedzi na pismo Pani Marszałek z dnia 31 stycznia br., znak: AG/043/43/01/IV, przy którym przesłane zostało oświadczenie Pana Senatora Mariana Żenkiewicza skierowane do ministra pracy i polityki społecznej w sprawie ustalenia zasad dokumentowania zarobków do wyliczenia podstawy wymiaru emerytury, pragnę uprzejmie przedstawić, co następuje:
Zasady przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracowników ani w przeszłości ani obecnie nie były regulowane przepisami emerytalno-rentowymi.
Zasady postępowania z materiałami archiwalnymi określa ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 1983 r. Nr 38, poz. 173 z późn. zm.). Do końca 1990 r. zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej regulowały przepisy, wydanego na podstawie art. 5 powołanej wyżej ustawy, rozporządzenia Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwal
ifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. z 1984 r. Nr 41, poz. 215).Przepisy tego rozporządzenia zobowiązywały zakłady pracy do przechowywania dokumentacji płacowej pracowników przez okres 12 lat. Oznacza to, że zakłady pracy nie miały obowiązku przechowywania dokumentacji płacowej pracowników sprzed 1980 roku przez okres dłuższy niż 12 lat, a akt osobowych przez lat 50 od zwolnienia pracownika. Należy podkreślić, że przepisy te nie obl
igowały zakładów pracy do likwidowania dokumentacji płacowej pracowników, a jedynie dopuszczały tak możliwość po upływie 12 lat od zakończenia pracy przez pracownika. Stąd też część zakładów pracy jest w posiadaniu dokumentacji płacowej pracowników nawet z okresu lat 50-tych.Rozporządzenie Ministra Finansów z 15 stycznia 1991 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (Dz.U. Nr 10, poz. 35) przedłużyło okres przechowywania dokumentacji płacowej. Od 1 stycznia 1991 r. okres przechowywania list płacy, kart zbiorczych płac oraz innych dokumentów, na podstawie których można ustalić podstawę wymiaru emerytury lub renty, jest uzależniony od okresów przewidzianych w przepisach emerytalno-rentowych określających zasady ustalania podstawy wymiaru świadczeń, które
nie ustanawiają konkretnej daty granicznej.W związku z tym, od czasu wejścia w życie powołanego wyżej rozporządzenia, archiwa państwowe nie wydają zezwolenia na zlikwidowanie dokumentacji płacowej zakładów pracy przed upływem 50-letniego okresu przechowywa
nia.Zgodnie z nadal obowiązującym rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 7 lutego 1983 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe i zasad wypłaty tych świadczeń (Dz.U. z 1983 r. nr 10, poz. 49) - środkiem dowodowym stwierdzającym wysokość zarobku lub dochodu stanowiącego podstawę wymiaru emerytury lub renty jest:
1) dla pracowników uspołecznionych zakładów pracy - zaświadczenie zakładu pracy wystawione według ustalonego wzoru (druk ZUS Rp 7),
2) dla pracowników nieuspołecznionych zakładów pracy - stwierdzenie przez właściwy oddział ZUS wysokości zarobków zgłaszanych bieżąco do wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne,
3) dla obywateli polskich zatrudnionych w przedstawicielstwach i misjach państw obcych - stwierdzenie przez właściwy oddział ZUS wysokości zarobków zgłaszanych do wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne,
4) dla adwokatów członków zespołu adwokackiego - zaświadczenie zespołu adwokackiego,
5) dla osób ubiegających się o przyznanie renty z tytułu wyczynowego uprawiania sportu - zaświadczenie właściwych organizacji sportowych, które przyznały i wypłacały stypendium sportowe.
W związku z licznymi wątpliwościami zainteresowanych w kwestii sposobu dokumentowania zarobków do podstawy wymiaru emerytur i rent - Centrala ZUS w uzgodnieniu z Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej zajęła w ostatnim czasie kilkakrotnie stanowisko.
1. Zgodnie z pismem Centrali ZUS z dnia 14 lipca 1999 r. do oddziałów, dokumentem potwierdzającym wysokość wynagrodzenia w celu ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty jest zaświadczenie wystawione przez pracodawcę na druku ZUS Rp 7 lub legitymacja ubezpieczeniowa zawierająca wpisy o okresach zatrudnienia i osiąganym w danym okresie wynagrodzeniu.
Pismo dopuszcza, w przypadku braku w zakładzie pracy dokumentacji płacowej, wystawianie zaświadczenia o zarobkach na podstawie dokumentacji zastępczej, tj. na postawie akt osobowych pracownika, a więc na podstawie umów o pracę, pismach o powołaniu, mianowaniu oraz innych pismach określających wynagrodzenie prac
ownika.W przypadkach, gdy zainteresowany nie ma możliwości uzyskania zaświadczenia pracodawcy i nie posiada legitymacji ubezpieczeniowej z wpisanymi o osiąganych zarobkach, pismo dopuszcza przyjęcie dokumentacji płacowej sporządzonej przez archiwum lub uwierzytelnionej kopii sporządzonej przez inne instytucje przechowujące dokumentację danego zakładu pracy lub prywatnego przechowawcę.
2. W związku ze skargami emerytów i rencistów do Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie odmowy uwzględnienia w podstawie wymiaru wynagrodzeń udokumentowanych wpisami w legitymacjach ubezpieczeniowych nie potwierdzonych imienną pieczątką osoby dokonującej wpisu - Centrala ZUS skierowała kolejne pismo do oddziałów z dnia 9 listopada 1999 r. Zgodnie z tym pismem - obowiązujące na
przestrzeni ubiegłych lat regulacje dotyczące legitymacji ubezpieczeniowych, zasad dokonywania wpisów - wystawianych do czasu wprowadzenia nowego wzoru legitymacji określonego w zał. nr 1 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej dnia 16 maja 1991 r. w sprawie wzorów i trybu wystawiania legitymacji ubezpieczeniowych (Dz.U. Nr 51, poz. 223) - nie formułowały bezwzględnego wymogu zamieszczania imiennej pieczątki osoby dokonującej lub odpowiedzialnej za wpis dotyczący wynagrodzeń. Stąd też wpisy o zatrudnieniu i wynagrodzeniu dokonywane w funkcjonujących w latach 50-tych legitymacjach ubezpieczeniowych zawierających na odpowiednich stronach rubrykę oznaczoną dyspozycją: "stempel, data i podpis osoby odpowiedzialnej za wpis" - często są zaopatrzone pieczątką zakładu pracy i nie zawierają pieczątki imiennej osoby odpowiedzialnej za wpis, a jedynie odręczny podpis takiej osoby i datę dokonania wpisu.Wymóg pieczątki imiennej jest natomiast uzasadniony przy ocenie wpisów wynagrodzeń w legitymacjach wystawionych według wzoru określonego w zał. Nr 1 do ww. rozporządzenia MPiPS z 16 maja 1991 r. Jednakże brak takiej pieczątki imiennej, szczególnie w legitymacjach "starego typu" nie może eliminować wpisu o wysokości wynagrodzenia jako środka dowodowego, jeże
li całość dokumentu oraz dokonane w nim wpisy nie budzą zastrzeżeń co do ich autentyczności.3. W związku z dalszymi wątpliwościami zgłaszanymi przez zainteresowanych w tej sprawie, Centrala Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wydała Komunikat z dnia 10 listopada 1999 r. w sprawie dokumentowania okresów zatrudnienia i wysokości wynagrodzeń dla celów emerytalno-rentowych.
W komunikacie tym podano:
- jakimi środkami dowodowymi należy dokumentować okresy zatrudnienia i wysokość zarobków,
- w stosunku do których grup ubezpieczonych (np. osób prowadzących działalność gospodarczą, adwokatów, twórców i artystów) potwierdzenie okresów ubezpieczenia oraz wysokości podstawy wymiaru opłacanych składek następuje na podstawie posiadanych przez ZUS akt, w tym deklaracji rozliczeniowych, protokołów z kontroli lub kopii decyzji o podleganiu lub nie podleganiu ubezpieczeniu społecznemu oraz zapisów na koncie płatnika składek,
- informację o wszystkich archiwach państwowych podległych wojewodom,
- informację o tym, że oddziały i inspektoraty ZUS są w posiadaniu wykazu dokumentacji kadrowo-płacowej zlikwidowanych zakładów pracy przechowywanej przez archiwa państwowe, oraz że informację w tej sprawie zainteresowani mogą uzyskać we wszystkich oddziałach i inspektoratach ZUS,
- praktyczne wskazówki dla osób poszukujących dokumentacji dotyczącej okresów zatrudnienia i wynagrodzenia.
Jak wynika z powyższego, resort pracy i polityki społecznej w porozumieniu z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych stosuje rozszerzającą wykładnię przepisów dotyczących zasad dokumentowania zarobków do podstawy wymiaru emerytur i rent w stosunku do okresu sprzed 1980 roku. Dopuszczenie dokumentowania zarobków w inny sposób niż określony tymi przepisami, np. zeznaniami świadków, nie może być brane pod uwagę.
Ewa Lewicka